≡En resumen
- Un webinar es un seminario online con inscripción previa, ponentes que presentan y un público que participa sobre todo con preguntas, encuestas y chat.
- Se diferencia de una videollamada en los roles: pocos presentan y muchos asisten, normalmente sin cámara ni micrófono.
- La plataforma se elige por aforo, registro, interacción, integración con tu CRM y grabación.
- El éxito se decide antes y después del directo: promoción, recordatorios y seguimiento con la grabación.
- El formulario de inscripción recoge datos personales: informa, separa consentimientos y revisa las transferencias a plataformas extranjeras.
01 ¿Qué es un webinar?
La palabra une web y seminar (seminario) y se popularizó con el software de conferencias web a finales de los noventa. En español, la Fundéu recomienda «seminario web» o «webinario», aunque «webinar» es la forma más usada en marketing. Según el Centro Virtual Cervantes, ninguna de las dos formas figura aún en el Diccionario de la lengua española.
En directo
Se emite a una hora fija y permite preguntas en tiempo real. Es el formato que más participación genera.
Bajo demanda
La grabación queda disponible tras un formulario para quien no pudo asistir o llega más tarde.
Automatizado o «evergreen»
Un vídeo pregrabado que se emite en horarios programados; ahorra esfuerzo pero pierde espontaneidad.
Híbrido
Parte de los asistentes está en una sala física y parte conectada; exige producción más cuidada.
02 Webinar vs videollamada, webcast y evento virtual
| Formato | Participantes | Interacción | Uso típico |
|---|---|---|---|
| Webinar | Pocos ponentes y audiencia de decenas a miles | Preguntas, encuestas, chat moderado | Formación, demos, captación de leads |
| Videollamada o reunión | Todos pueden hablar y ver a todos | Total | Reuniones de equipo o con clientes |
| Webcast o streaming | Emisión abierta a gran audiencia | Mínima (comentarios) | Presentaciones de producto, emisiones en redes |
| Evento virtual | Varias sesiones, salas y ponentes | Networking, stands, agenda | Congresos, ferias, cumbres |
Un congreso online con varias salas, ferias y networking ya no es un webinar sino un virtual event o evento virtual. Y si la emisión es abierta, sin registro, en YouTube o LinkedIn, se acerca más al streaming que al seminario.
03 Plataformas para hacer un webinar
| Plataforma | En qué destaca | Ten en cuenta |
|---|---|---|
| Zoom Webinars | Asistentes en modo solo visualización y panelistas con vídeo; licencias desde 500 hasta 1 millón de asistentes | Licencia específica, distinta de la de reuniones |
| Microsoft Teams (eventos) | Hasta 1.000 asistentes interactivos o 10.000 en solo visualización con Teams Enterprise; registro y plantillas de webinar | Encaja mejor si tu empresa ya usa Microsoft 365 |
| Plataformas de webinar especializadas (Livestorm, ON24, GoTo Webinar…) | Registro, páginas de inscripción, automatizaciones y analítica de marketing | Suscripción de pago; revisa dónde alojan los datos |
| YouTube Live o LinkedIn Live | Alcance y emisión gratuita | Sin registro propio: capturas menos datos de los asistentes |
- ✓Aforo que necesitas hoy y dentro de un año.
- ✓Formulario de registro personalizable y página de inscripción.
- ✓Recordatorios automáticos por correo.
- ✓Preguntas, encuestas y chat moderable.
- ✓Grabación y publicación bajo demanda.
- ✓Integración con tu CRM o herramienta de email.
- ✓Ubicación de los datos y contrato de encargo del tratamiento.
04 Cómo hacer un webinar paso a paso
-
1
Define objetivo y público
Decide si buscas formar clientes, captar leads o presentar un producto, y a quién te diriges exactamente.
-
2
Elige un tema concreto
Un problema específico con una promesa clara («Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica») atrae más que un título genérico.
-
3
Prepara formato y guion
Presentación, entrevista, panel o demo. Reserva tiempo para preguntas y ensaya los tiempos.
-
4
Configura plataforma y registro
Crea la página de inscripción, el formulario con las cláusulas legales y los correos de confirmación y recordatorio.
-
5
Promociona con antelación
Anúncialo a tu base de datos, en redes y con tus socios; lanza recordatorios el día anterior y una hora antes.
-
6
Haz un ensayo técnico
Prueba audio, vídeo, compartir pantalla y roles de ponente y moderador en la misma plataforma.
-
7
Emite e interactúa
Empieza puntual, lanza encuestas, responde preguntas y deja claro el siguiente paso al final.
-
8
Haz el seguimiento
Envía la grabación a inscritos y asistentes con mensajes distintos, y pasa los contactos interesados a ventas.
05 Formato y contenido: qué funciona en un webinar
Presentación formativa
Un experto explica un tema con ejemplos. Ideal para posicionarte como referente.
Entrevista o panel
Un moderador conversa con uno o varios invitados. Más dinámico y amplía la difusión.
Demo de producto
Muestras tu software o servicio resolviendo un caso real. Atrae a contactos con intención de compra.
Sesión de preguntas
Un «pregunta lo que quieras» con tu equipo. Útil para clientes y para detectar objeciones.
0-5 min: bienvenida, normas y encuesta inicial. 5-30 min: contenido en tres bloques con un ejemplo en cada uno. 30-40 min: preguntas del público. 40-45 min: resumen, recurso descargable y siguiente paso (reservar una llamada, probar la herramienta). El recurso puede funcionar como lead magnet para quien no asistió.
En empresas que venden a otras empresas, el webinar es uno de los formatos más eficaces para educar a compradores con ciclos de venta largos; lo trabajamos dentro de estrategias de marketing B2B. Cómo convertirlo en un sistema continuo de captación, con métricas y reutilización de contenidos, lo explicamos en la ficha de webinars como estrategia de marketing.
06 Webinar y RGPD: datos de los inscritos y grabaciones
El formulario de registro trata datos personales (nombre, correo, empresa, cargo), así que aplica el RGPD. Debes informar de quién es el responsable, para qué usarás los datos, la base legal y los derechos del interesado. Enviar después newsletters o promociones no está incluido en la inscripción: requiere un consentimiento aparte, o la excepción de la LSSI para clientes con productos o servicios similares.
- ✓Pide solo los datos que necesitas para el webinar.
- ✓Separa la casilla de comunicaciones comerciales, sin marcar por defecto.
- ✓Avisa si la sesión se graba y dónde se publicará la grabación.
- ✓Firma el contrato de encargo del tratamiento con la plataforma.
- ✓Si la plataforma trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, comprueba la base de la transferencia internacional.
- ✓No cedas la lista de inscritos a patrocinadores sin una base legal clara e informada.
Preguntas frecuentes sobre Webinar
Es la unión de web y seminar: un seminario que se imparte por internet a una audiencia inscrita que participa con preguntas, encuestas o chat.
La Fundéu recomienda «seminario web» o «webinario». En marketing sigue siendo muy común la forma inglesa «webinar».
En una videollamada todos hablan y se ven; en un webinar presentan pocos ponentes y la audiencia, a menudo numerosa, participa sobre todo por escrito.
Depende del aforo y del uso: Zoom Webinars y Teams cubren la mayoría de casos; las plataformas especializadas destacan en registro, automatización y analítica de marketing.
Lo habitual es entre 30 y 60 minutos, incluidas las preguntas. Más importante que la duración es cumplir lo prometido en el título.
Sí, con emisiones en YouTube Live o con planes básicos de algunas plataformas, aunque tendrás menos control sobre el registro y los datos de los asistentes.
Sí, debes informar a los asistentes antes de empezar, sobre todo si pueden intervenir con voz, imagen o nombre y la grabación se va a publicar.
Una plataforma con registro, un ordenador con buena conexión, micrófono y cámara decentes, una presentación preparada y alguien que modere el chat y las preguntas mientras presentas.
Fuentes consultadas
Sobre el autor
Sara Cerdà Richart
Marketing Manager en appyweb
Dirige la estrategia de marketing digital, contenidos y redes sociales de los clientes de appyweb.
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