Cualquiera pensaría que la transición laboral desde la oficina hacia un espacio remoto y vía online, sería de forma natural y paulatina. Pero, el confinamiento debido a la pandemia del covid-19 ha prácticamente obligado al sector empresarial y laboral a adaptarse al mundo digital (al menos para los que faltaban). Para hacer que esta transición sea más fácil de llevar es indispensable que conozcas herramientas y consejos para liderar equipos en remoto.
Si eres una de esas personas que ha tenido que empujar todo su negocio o su equipo de trabajo a través de una pantalla, entonces este post es para ti. Vas a encontrar una lista de los recursos más oportunos para gestionar a tus trabajadores y varios consejos para ganarle la batalla a la tecnología ¿estás listo?
¿Cuáles son las condiciones del trabajo en remoto?
Antes de empezar, seguramente ya te habrás dado cuenta que hacer teletrabajo desde casa no es tan fácil como lo pintan. Sin embargo, míralo desde el lado positivo, estás a salvo en tu hogar y cuidando de los tuyos, incluso si se vuelve difícil concentrarse a su alrededor. Así que una de las condiciones que exige el trabajo en remoto es quitarte ese chip de que el trabajo se hace solo en la oficina.
Así que como primer consejo, es recomendable que sigas un horario que te permita desarrollar tus tareas diarias, tanto para liderar a tu equipo como para satisfacer tus necesidades personales y familiares. Dispón de un lugar de trabajo específico para ello, que sea totalmente privado y sin distracciones, es decir, lejos del televisor, la consola, el Smartphone, niños y mascotas.
Estos cambios pueden ser muy significativos, pero no son los únicos, algunas de las condiciones adicionales a las que debe prestar atención son las siguientes.
- Ya no tendrás un contacto directo y cercano con los miembros de tu equipo, por tanto, es necesario que cada uno tenga los recursos apropiados para conectarse vía remoto.
- Será más difícil para ti como líder analizar cómo se encuentran tus compañeros físicamente, ya no podrás verlos a la cara directamente y saber si están cansados o le hace falta un poco de motivación.
- Incluso la vida privada se vuelve más privada, por lo que será más difícil para ti conocer cuál es su situación personal, sobre todo frente a la pandemia.
- Tendrás menor control sobre el equipo y su debida gestión, no estarán todos en el mismo lugar y contexto, por lo que puede que las tareas se vuelvan más individuales.
Pero, he allí el reto, juntos deben aprender a superar esos impedimentos encontrar la mejor forma de superarlos.
5 mejores herramientas para liderar equipos en remoto
Para evitar todos los aspectos negativos anteriores es necesario estar dispuesto a salir de la zona de confort, asumir que el mundo laboral no volverá a ser lo que era antes y adaptarse a las nuevas condiciones online. Para ayudarte con este proceso, aquí tienes una lista de las mejores herramientas para liderar equipos en remoto y sobrevivir en el intento.
Slack
Para empezar a gestionar exitosamente un grupo de teletrabajo es necesario pensar en la comunicación. No basta con solo hacer un grupo en WhatsApp (menos si es utilizado con frecuencia para hacer chistes, enviar stickers o memes). Es importante utilizar un canal de comunicación dirigido netamente a cuestiones de trabajo, una de las mejores herramientas para esto es Slack.
Esta aplicación está disponible para PC, Smartphone y navegador, cuenta con todo lo que vas a necesitar para gestionar el equipo desde un solo lugar. No solamente sirve para chatear, sino también para enviar capturas de pantalla, compartir archivos de todo tipo, vincular con otras herramientas de trabajo, compartir ideas, enviar noticias, entre otros.
Desde aquí también es posible crear grupos de trabajo, por ejemplo, separar los grupos para realizar campañas de marketing, entre otras funcionalidades fascinantes para trabajar online.
Zoom
Por otro lado, también necesitaras una plataforma que te permita hacer videoconferencias, o por lo menos para desarrollar reuniones de cara a cara. Zoom es una de las herramientas que se ha popularizado para el trabajo en remoto durante la pandemia, ya que se puede utilizar en diferentes plataformas y sistemas.
Una de sus mejores ventajas es que te permitirá hacer reuniones con hasta 500 participantes, por lo que te puedes asegurar que ninguno de tus trabajadores quedara por fuera. Pero ¿seguirá siendo una mejor opción que Hangouts y Skype? Aquí tienes más ventajas sobre ella y puedas decidir entre las tres.
- Es gratuita, aunque el plan básico te permitirá hacer reuniones con un límite de 100 personas.
- Con un plan de pago las llamadas son ilimitadas y puedes extender la cantidad de participantes.
- La calidad de transmisión de la imagen es muy alta, de hasta 720p (aún más con un plan contratado).
- Es posible compartir pantallas de forma simultánea.
Trello
La siguiente en la lista es una aplicación que permite organizar y gestionar trabajos, es muy similar a una agenda, pero con funcionalidades cien veces más útiles. Con ella puedes crear proyectos o tableros, asignar responsables y hacer una lista de tareas, también se pueden asignar límites de tiempo y otras configuraciones.
Es una herramienta gratuita, muy intuitiva y fácil de utilizar, por lo que es recomendada cuando tu equipo de trabajo no es muy fan de la tecnología. Algunas de estas funciones intuitivas son las check list, cada vez que se complete una tarea puede utilizarse para marcarlo como «listo».
Puedes usar Trello gratis, pero deberás comprar un plan si tienes un grupo grande de más de 20 personas.
Todoist
Es una herramienta muy similar a la anterior, ya que también funciona para organizar tareas, sin embargo, es una de las más populares ya que puedes sincronizarla con Google Calendar. De esta forma, es más fácil organizar tus responsabilidades, hacer citas, guardar ideas y más. De hecho, Todoist está hecha para organizar todos tus eventos, incluso lo que no tengan que ver con el trabajo.
En cuanto las características que ofrece, podrás encontrar todo lo que necesitas en un gestor de tareas, puedes crear nuevo evento, proyectos, cargar archivos en las notas, etc. Igualmente, gracias a su conexión con Google Calendar también es posible añadir recordatorios. Adicionalmente, cuenta con un gráfico de productividad para conocer más a fondo la efectividad del equipo de trabajo.
Google Drive
Por último vas a necesitar algún recurso que te permita almacenar todos los archivos que genera tu equipo durante el trabajo remoto, en el mercados tiene muchas opciones disponibles, como Google Drive. Esta plataforma permite almacenar archivos desde la nube con un límite gratuito de hasta 15 días, sin embargo, puedes contratar un plan con mayor almacenamiento.
Con esta herramienta también es posible compartir los archivos con tus empleados, hacer cambios en directo y guardar el historial de los mismos, puedes hacer esto en cualquier tipo de documento de texto, hojas de cálculo, diapositivas, imágenes, etc. Lo mejor es que todos estos cambios se pueden llevar a cabo de forma simultánea.
Consejos para liderar un equipo de trabajo desde casa
Ya que tienes a la mano todas las herramientas que van a necesitar, puedes tomar nota de los siguientes consejos para liderar equipo de trabajo desde casa y garantizar el éxito durante la pandemia. Ten en cuenta que la forma en cómo desarrolles tus estrategias de liderazgo influirá en tu trabajo a futuro, es decir, con o sin pandemia (con o sin trabajo remoto) ¿estás listo para el reto? sigue leyendo.
Lo primero es intentar hacer que el equipo se sienta cómodo, así que además de las típicas reuniones para hablar sobre las tareas diarias, también necesario hacer reuniones para compartir, que sean un poco más relajadas que las de costumbre.
Recuerda que dentro de la oficina también existe un momento de relax donde los trabajadores tienden a compartir sus experiencias personales, así que puedes tomarte un par de minutos para hablar sobre lo que hicieron el fin de semana o de alguna cosa que los haga relajarse. El objetivo de esto es hacer que el trabajo frente a la pantalla sea más ameno y no un «fastidio».
Dejar las cosas claras
Incluso si no vas a ser tan exigente con tus trabajadores en remoto, es importante dejar las cosas claras, incluyendo aquellas no tan rigurosas. Es importante que tengas en mente el contexto en el que se encuentran, están en casa rodeados de sus familias y no en una oficina, puedes poner algunas condiciones y dejar las cosas claras con respecto a sus tareas.
Para empezar debes comunicar las cosas claramente, no esperes que ellos asuman lo que deben hacer como en la oficina, asigna tareas y protocolos. Aquí hay otras sugerencias para organizar tus reuniones.
- Haz una agenda con objetivos para cada reunión.
- Indica las tareas de cada grupo y dónde pueden seguir más información sobre ellas (Trello o Todoist)
- Mencionar si es necesario encender o no la webcam (incluso si están en ropa de casa o de dormir)
- Establecer una hora de reuniones diarias en específico.
Trabajar por objetivos
En la época pre-pandemia el objetivo de la empresa era cumplir con un horario, sin embargo, el trabajo en remoto exige trabajar por objetivos. Algunos expertos consideran que estos deben establecerse de forma cuantitativa y es necesario hacer un seguimiento de los mismos mensualmente.
Cada vez que se alcance dicho objetivo se pueden abrir las posibilidades para otros proyectos, es una forma inteligente de trabajar y de asegurar buenos resultados desde casa. También es recomendable realizar una reunión mensualmente, que permita a cada miembro o equipo exponer los resultados de los objetivos asignados.
Una de las ventajas de trabajar con esta metodología, es que trabajador deberá organizarse para el cumplimiento de los objetivos, lo que incluso puede darle libertad de escoger su propio horario.
Dejar que los trabajadores desarrollen su estilo
Hablando de libertad para el equipo de trabajo, una de las mejores ventajas de trabajar remoto es posible dejar que ellos desarrollen su propio estilo de trabajo, no es necesario que sigan un protocolo específico al momento de trabajar en el cumplimiento de objetivos. Incluso pueden desarrollar metodologías totalmente nuevas y efectivas para compartir con otros trabajadores.
En este sentido, es importante darles a conocer cuáles son los objetivos que deben cumplir y las tareas que deben realizar, ofreciéndoles la opción de hacerlo como quieran, pero cumpliendo la meta final. Esto también puede ser una gran ayuda frente a ellos, incluso si no conoces su situación personal.
Resolver los problemas con calma
Ahora bien, en algunas ocasiones puede que esta metodología se salga de las manos, darles tanta libertad puede hacer que incluso no estén preparados en la fecha límite del proyecto, pero eso no tiene porqué ser un motivo para enojarse. De hecho, uno de los problemas más comunes en el trabajo remoto es que pueden surgir muchos conflictos con y entre los trabajadores.
Lo importante aquí es resolver los problemas con calma, es importante que no olvides que estamos en medio de una situación sanitaria, social y económica alarmante, por lo que muchos no estarán en sus cabales con frecuencia. Como líder, debes tener la responsabilidad de resolver estos problemas con calma y encontrar la mejor solución.
Trabajar en equipo
Para finalizar, recuerda que tu equipo es como tu familia, si hay problemas deben resolverlos juntos y no tratar de culparse entre sí. Para llegar a este punto de armonía es necesario tener un buen nivel de empatía y solidaridad, si existe tensión en el grupo debes conocer un poco más sobre su situación, de esta forma, entenderás sus complicaciones emocionales.
Asimismo, al tener en cuenta esa situación, puedes considerar nuevos métodos de trabajo para evitar que esa carga sea mayor durante el trabajo. Al igual que tu rendimiento en la oficina, debes tratar de imponer un programa de recompensas que los permitan mantenerse motivados, incluso si están pasando por un momento emocional difícil.
Para finalizar, recuerda que la tecnología es una amiga fiel, no te quedes estancado utilizando las mismas herramientas todo el tiempo, puedes incluir otros recursos inteligentes para mejorar la experiencia de trabajo en equipo remoto, ¿ya estás listo para sacarle lo mejor a tu liderazgo online?