Software a medida con IA para gestionar una escuela de español de principio a fin
Costa de Valencia es una escuela de español para extranjeros. Para ella diseñamos y programamos una plataforma propia que reúne admisiones, alumnos, facturación, docencia, alojamientos y visados en un solo panel, en cinco idiomas.
Una escuela de idiomas para extranjeros gestiona a la vez leads de muchos países, matrículas con distintos pagadores, grupos que cambian cada semana, profesores, aulas, alojamientos en familias y pisos, visados de estudiante y facturación electrónica. Todo vivía repartido en hojas de cálculo y herramientas que no se hablaban, y cada semana costaba horas cuadrar horarios y cobros.
Desarrollamos una plataforma de gestión integral a medida. Dirección ve los indicadores del negocio en un dashboard; admisiones sigue a cada alumno en un embudo desde la solicitud hasta el inicio del curso; docencia organiza grupos, horarios, aulas, asistencia y progresión por nivel MCER, con un planificador de horarios con IA; administración emite facturas y proformas con Verifactu, controla cobros e impagados y exporta a contabilidad; y servicios gestiona alojamientos, visados, actividades y certificados. Con roles y permisos, registro de auditoría e interfaz en español, inglés, italiano, francés y alemán.
Cada parte del proyecto, con lo que incluyó. Entra en cualquiera de los servicios para ver cómo lo hacemos.
Analizamos cómo trabajaba la escuela y construimos una plataforma propia que sustituye hojas de cálculo y herramientas sueltas.
La parte administrativa completa, preparada para la facturación electrónica obligatoria.
Inteligencia artificial donde ahorra horas reales a la escuela, con su consumo controlado.
Un panel claro para perfiles muy distintos: dirección, admisiones, profesores y administración.
Alumnos activos, facturación, conversión, ocupación de alojamientos, nacionalidades, niveles MCER y resumen financiero.
Leads, pipeline comercial y recorrido de cada alumno por estados: nuevo, reserva, facturación, preparación e inicio de curso.
Vista semanal de toda la academia, detección de conflictos y propuestas de horario generadas con IA que se revisan antes de aplicarlas.
Cursos, grupos, clases del día, aulas, profesores, asistencia, diario de clase, evaluaciones semanales, movimientos de grupo y progresión.
Facturas, proformas, abonos, pagadores, series, estados de cobro, control de impagados y exportación contable.
Familias anfitrionas y pisos compartidos con capacidad, ocupación, residentes y calendario.
Seguimiento de cartas de admisión y visados, actividades extraescolares y emisión de certificados.
Usuarios, roles y permisos, catálogo de conocimiento, integraciones, consumo de IA y logs de auditoría.
Capturas reales de los paneles privados que diseñamos y programamos. Los datos personales se han sustituido por datos de ejemplo.
El dashboard de dirección reúne alumnos activos, facturación del periodo, tasa de conversión y ocupación de alojamientos, con la evolución de alumnos, los ingresos por tipo de curso, las nacionalidades, la distribución por nivel MCER y el resumen financiero.
El embudo de alumnos muestra en columnas en qué punto está cada matrícula (nuevo, reserva, facturación, preparación y curso iniciado), con su país, su correo y el grupo asignado, para que nadie se quede sin preparar antes de llegar.
La planificación horaria enseña toda la academia por días, con grupo, profesor, aula, nivel y alumnos de cada sesión. El botón «Planificar con IA» genera propuestas de horario que dirección revisa, compara con los conflictos y aplica cuando están listas.
Clases del día lista cada sesión con su hora, grupo, curso, nivel, aula, profesor y alumnos, marca las sustituciones y permite añadir o mover alumnos de grupo solo para esa clase, con incidencias y exportación a CSV.
Las facturas se emiten por series con su pagador, concepto, base, IVA y estado (pagada, pendiente, abonada o anulada), con indicadores del trimestre, filtros por fechas y abonos enlazados a la factura original.
Familias anfitrionas y pisos compartidos con su capacidad, dirección y barra de ocupación, más la vista de residentes, el calendario y la importación y exportación de datos.
Recorrimos cada departamento para entender cómo se gestionaban admisiones, grupos, cobros y alojamientos y dónde se perdía tiempo.
Definimos alumnos, matrículas, pagadores, grupos, sesiones y alojamientos, y qué puede ver y hacer cada perfil.
Diseñamos una interfaz por departamento con indicadores, buscador global, cinco idiomas y modo oscuro.
Programamos la plataforma, la facturación con Verifactu, el planificador de horarios con IA y las integraciones.
Migramos los datos, formamos al equipo y seguimos ampliando el panel con lo que pide la escuela.
Estos son los servicios con los que trabajamos en proyectos como Costa de Valencia.
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