≡En resumen
- Facturar es emitir, enviar, registrar y conservar facturas; «facturación» también se usa como sinónimo de volumen de ventas.
- En España hay facturas completas, simplificadas, rectificativas y recapitulativas, además de la facturación por el destinatario o por terceros.
- Una factura completa debe incluir número y serie, fecha, datos y NIF de las partes, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA.
- El Real Decreto 238/2026 hará obligatoria la factura electrónica estructurada entre empresas y profesionales en dos fases, a los 12 y a los 24 meses de la orden ministerial que la desarrolla.
- VeriFactu no es la factura electrónica: exige que el software de facturación registre cada factura de forma encadenada e inalterable.
01 ¿Qué es la facturación?
La palabra se usa con dos sentidos. En gestión y fiscalidad, facturación es el proceso descrito arriba: «llevamos la facturación con un programa». En lenguaje de negocio, es la cifra de ventas de un periodo: «la empresa factura dos millones al año». Ese segundo sentido coincide en la práctica con el importe neto de la cifra de negocios, aunque la ley lo delimita con más detalle, y es el umbral que usan muchas normas, como el Real Decreto 238/2026, que distingue a quienes superan 8 millones de euros de volumen de operaciones.
02 Normativa de facturación en España
La obligación de facturar nace de la Ley 37/1992 del IVA y de la Ley 58/2003, General Tributaria. El detalle práctico (qué tipos de factura hay, qué datos llevan, plazos y conservación) está en el Reglamento de facturación. En los últimos años se han sumado normas que no cambian el contenido de la factura, sino el soporte y el software con el que se emite.
| Norma | Qué regula |
|---|---|
| Real Decreto 1619/2012 | Reglamento de facturación: tipos, contenido, plazos, rectificación y conservación de facturas |
| Ley 25/2013 | Factura electrónica obligatoria a las Administraciones Públicas (punto general FACe), desde el 15 de enero de 2015 |
| Ley 11/2021 (art. 29.2.j LGT) | Exige que los programas de facturación garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros |
| Real Decreto 1007/2023 | Reglamento de sistemas informáticos de facturación: VeriFactu |
| Ley 18/2022, «Crea y Crece» | Establece la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales |
| Real Decreto 238/2026 | Desarrolla esa factura electrónica B2B: formatos, plataformas, solución pública de la AEAT y estados de la factura |
03 Tipos de factura
Factura completa u ordinaria
La general. Recoge todos los datos del artículo 6 del reglamento y es la que permite al cliente empresario deducir el IVA.
Factura simplificada
Sustituye al antiguo tique. Se admite hasta 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € en ventas al por menor, hostelería, transporte de personas y otros sectores del artículo 4.
Simplificada cualificada
Una factura simplificada a la que se añaden el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA desglosada, para que un empresario pueda deducirla (art. 7.2).
Factura rectificativa
Corrige una factura con errores o modifica la base imponible (devoluciones, descuentos, impagos). Debe emitirse en un plazo de cuatro años desde el devengo (art. 15).
Factura recapitulativa
Agrupa en una sola factura varias operaciones con el mismo cliente dentro de un mes natural (art. 13).
Facturación por el destinatario o por terceros
El cliente (autofacturación) o un tercero emiten la factura en nombre del proveedor, con acuerdo previo por escrito y aceptación de cada factura (art. 5).
04 Qué datos debe tener una factura
El artículo 6 del Reglamento de facturación fija el contenido mínimo de una factura completa. Si falta alguno, la factura puede no servir para deducir el IVA y tendrás que rectificarla.
- ✓Número y, en su caso, serie, correlativos dentro de cada serie.
- ✓Fecha de expedición y fecha de la operación, si es distinta.
- ✓Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- ✓NIF del emisor y, en los casos que marca la norma, del destinatario.
- ✓Domicilio de ambas partes.
- ✓Descripción de las operaciones, con precio unitario sin impuestos y descuentos no incluidos en él.
- ✓Tipo o tipos de IVA aplicados y cuota tributaria, consignada por separado.
- ✓Base imponible e importe total.
- ✓Si la operación está exenta, la referencia a la norma o la mención correspondiente; e «inversión del sujeto pasivo» o «facturación por el destinatario» cuando proceda.
Un autónomo que numera sus facturas 1, 2, 4 porque anuló la 3 a mano incumple la correlatividad. Lo correcto es mantener la factura 3 y emitir una rectificativa en una serie propia (por ejemplo, R-2026-1). Con VeriFactu, además, el programa no te dejará borrarla: la anulación queda registrada.
05 Plazos de emisión y conservación de facturas
| Obligación | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Emitir la factura a un particular | En el momento de la operación | Art. 11.1 RD 1619/2012 |
| Emitir la factura a un empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA | Art. 11.2 RD 1619/2012 |
| Factura recapitulativa | Como tarde el último día del mes; o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario | Art. 13 RD 1619/2012 |
| Factura rectificativa | En cuanto se conozca la causa y como máximo cuatro años desde el devengo | Art. 15 RD 1619/2012 |
| Conservar facturas emitidas y recibidas | Durante el plazo de prescripción tributaria (cuatro años) | Art. 19 RD 1619/2012 y art. 66 LGT |
| Conservar la documentación mercantil | Seis años | Art. 30 del Código de Comercio |
06 Factura electrónica obligatoria: Real Decreto 238/2026
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla la obligación que creó la Ley 18/2022: todo empresario o profesional deberá emitir factura electrónica cuando su cliente sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o residencia habitual en España. Una factura en PDF no basta: debe ser un mensaje estructurado ajustado a la norma europea EN 16931, en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae, que en la práctica son ficheros XML o EDI que los programas leen sin intervención humana.
Plataformas privadas o solución pública
Puedes emitir con una plataforma privada de facturación o con la solución pública gratuita de la AEAT, que usa sintaxis UBL (art. 11).
Copia a Hacienda
Las plataformas privadas deben remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL (art. 6.2).
Estados de la factura
El cliente informa de la aceptación o el rechazo comercial y del pago completo en un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10).
Exclusiones
No afecta a las ventas a consumidores finales. Además, el artículo 4 excluye las facturas simplificadas no cualificadas y las operaciones que excluya una orden ministerial.
-
1
Entrada en vigor del real decreto
A los veinte días de su publicación, en abril de 2026, aunque la obligación todavía no es exigible.
-
2
Orden ministerial de la solución pública
El proyecto de orden que Hacienda sometió a información pública en abril de 2026 prevé su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Desde esa fecha empiezan a contar los plazos.
-
3
Fase 1: grandes empresas
A los 12 meses de la orden, para quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior (el 1 de octubre de 2027 si se confirma esa fecha).
-
4
Fase 2: resto de empresas y autónomos
A los 24 meses de la orden (el 1 de octubre de 2028 si se confirma esa fecha).
07 VeriFactu y facturación: qué cambia en 2027
VeriFactu regula el programa con el que facturas, no el formato de la factura. Desde 2027, cualquier programa de facturación, ERP o TPV debe generar un registro por cada factura, encadenado con una huella al anterior, impedir borrados sin rastro e imprimir un código QR en la factura. Tienes todos los detalles en nuestra ficha sobre qué es VeriFactu y a quién obliga.
| Aspecto | VeriFactu (RD 1007/2023) | Factura electrónica B2B (RD 238/2026) |
|---|---|---|
| Qué regula | Los sistemas informáticos que emiten facturas | El formato y el intercambio de la factura entre empresas |
| A quién afecta | Empresas y autónomos que facturan con software (salvo, entre otros, quienes llevan el SII) | Operaciones entre empresarios y profesionales en España |
| Fechas | 1 de enero de 2027 (sociedades) y 1 de julio de 2027 (resto) | 12 o 24 meses después de la orden ministerial |
| Qué recibe Hacienda | Registros de facturación (en modalidad VERI*FACTU) | Copia de la factura y sus estados, a través de la solución pública |
08 Cómo elegir un software de facturación
Entre VeriFactu y la factura electrónica B2B, la hoja de cálculo deja de ser una opción seria. Las alternativas son un programa de facturación estándar, un ERP en la nube que integre contabilidad e inventario, o un desarrollo propio cuando la facturación forma parte de tu producto, como en una plataforma de suscripciones o un marketplace. En la guía de software a medida frente a SaaS comparamos cuándo compensa cada opción.
- ✓Declaración responsable del fabricante visible en el propio programa (requisito de VeriFactu).
- ✓Exportación en al menos una sintaxis admitida (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) o conexión con una plataforma de intercambio.
- ✓Gestión de estados: aceptación, rechazo y pago, con avisos de plazos.
- ✓Series separadas para rectificativas y facturas simplificadas.
- ✓API o integraciones con tu tienda online, CRM, banco y contabilidad.
- ✓Copias de seguridad y conservación accesible durante al menos seis años.
Preguntas frecuentes sobre Facturación
Es el proceso de emitir, enviar, registrar y conservar las facturas de un negocio. En lenguaje coloquial también significa el volumen de ventas de una empresa en un periodo.
La completa u ordinaria, la simplificada (y la simplificada cualificada), la rectificativa y la recapitulativa. Además, la factura puede emitirla el propio cliente o un tercero con acuerdo previo.
A los 12 meses de la orden ministerial que desarrolla el Real Decreto 238/2026 para empresas con más de 8 millones de euros de operaciones, y a los 24 meses para el resto. El proyecto de orden prevé su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026.
Hoy un PDF enviado por correo es una factura en formato electrónico válida si el cliente la acepta. Con el Real Decreto 238/2026, entre empresas será obligatorio un formato estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae).
VeriFactu obliga al software a registrar cada factura de forma encadenada e inalterable; la factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio de la factura entre empresas. Son obligaciones distintas y complementarias.
Cuatro años a efectos fiscales, que es el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, y seis años según el artículo 30 del Código de Comercio.
Cuando el importe no supera 400 € con IVA, o 3.000 € en sectores como el comercio minorista, la hostelería o el transporte de personas, salvo las excepciones que fija el propio reglamento.
Fuentes consultadas
- BOE: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ↗
- BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación ↗
- Agencia Tributaria: ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) ↗
Sobre el autor
Development Manager en appyweb
Dirige el equipo de desarrollo de appyweb: aplicaciones web y móviles, SaaS, integraciones y arquitectura de software.
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