Son muchas las razones de por qué el teletrabajo se ha puesto de moda, la primera de ellas es porque es una forma muy rentable de gestionar un negocio online, aunque el confinamiento obligatorio debido al reciente coronavirus también es una razón para empezar a trabajar desde casa.
No importa cuál sea tu motivo, ten en cuenta estos mejores tips y herramientas para teletrabajar y rendir en tus proyectos.
Consejos y preparación para trabajar desde casa
Desde APPYWEB contamos con un equipo que actualmente trabaja desde casa, pero esto no es ningún impedimento para garantizar una gran productividad. Esto es gracias en parte por la responsabilidad de nuestros empleados, pero también debido a las herramientas para el teletrabajo que tienen a la mano.
Pero ¿Cómo garantizar una buena gestión desde casa? Mira estas sugerencias para apoyarte.
Actívate para trabajar
Muchas personas aseguran que trabajar desde casa es fácil, por lo que suelen retrasar la sesión de trabajo, ya que no tienen la obligación de estar temprano en una oficina. Cuando se dan cuenta, se les pasa las horas más productivas y terminan debiendo parte del trabajo del día.
Por eso, es recomendado que empieces tu día activándote para trabajar, tal y como si fueras a la oficina. Levántate temprano, dúchate y vístete, ten un buen desayuno, una buena taza de café y manos a la obra.
Busca una buena zona para teletrabajar
Lo siguiente es buscar una buena zona o área dentro de tu casa, lo más recomendado es afuera del dormitorio, ya que así evitas distraerte. Asimismo, procura trabajar sobre un escritorio, que sea lo suficientemente cómodo para poder completar tus horas de trabajo sin cansarte.
Igualmente, debe ser un área muy iluminada y silenciosa, si tienes terraza privada puedes adaptar un lugar de trabajo aquí. Recuerda que debes tener espacio suficiente para todos tus implementos de trabajo, portátil, carpetas, libros, etc.
Crea una rutina de teletrabajo
Otra de las responsabilidades de trabajar en casa es crear una rutina exactamente para eso. El hecho de que estés en la comodidad de tu hogar no quiere decir que puedes hacer lo que quieras a la hora que quieras.
Ten en cuenta que si no te planificas podrías empezar a retrasarte y eso te traerá más horas de trabajo.
Si trabajabas en horario de oficina anteriormente, sigue el mismo orden, incluyendo las horas de descanso y para comer. Una buena idea es establecer objetivos del día, planifica en una agenda lo que debes completar cada día y cúmplelo.
Deja de lado las tareas domésticas
Al estar en casa es difícil ignorar las tareas domésticas, aunque estés frente al ordenador a veces es difícil ignorar el polvo sobre los muebles o el cesto de ropa sucia acumulada. Pero trata de imaginar que estás en una oficina ¿Dejarías tu trabajo de lado para limpiar o lavar? No, así que trata de organizare.
Haz las tareas domésticas durante tus días libres o incluso cuando termines la jornada planificada. Hasta puedes organizar las actividades domésticas que debes hacer luego de trabajar, así no dejarás nada por fuera.
Elimina todo lo que pueda distraerte
Así es, todo lo que pueda distraerte quiere decir tu TV, tablet, smartphone, hasta tu mascota. Pero tranquilo, eliminar no significa “abandonar”, pero, si puedes dejar todos esos elementos que te distraen en otra habitación será mejor para aprovechar tu tiempo de trabajo.
Igualmente, tu smartphone puede ser de gran distracción cuando estás conectado a Internet. Puedes poner tu móvil en modo avión durante las horas de trabajo y así evitar las notificaciones que te puedan distraer.
Haz descansos de por medio
A veces, trabajar desde casa puede darte esa sensación de que puedes trabajar todo lo que quieras y luego acostarte a dormir. Pero recuerda que para mantenerte sano es importante salir de vez en cuando, si tienes una mascota esto facilita las cosas, ya que puedes salir a pasear, recibir un poco de luz solar y respirar aire fresco.
Hacer ejercicios también te permitirá tener más energía y evitar una mala postura en caso de que trabajes mucho tiempo sentado. Puedes salir por las mañanas antes de trabajar y después de trabajar.
Asegura la privacidad
Este punto es muy importante, especialmente cuando vives con muchas personas. Al momento de empezar tu rutina asegúrate de hacerle saber a los demás que no estarás disponible, lo mejor es estar solo en la zona de teletrabajo, porque así evitas distracciones y conversaciones cotidianas innecesarias por el momento.
El silencio también es importante, por lo que debes evitar las áreas cerca del TV o equipos de sonido, si tienes buena climatización cierra ventajas y puertas. Haz todo lo necesario para sentirte cómodo y en privacidad.
Escucha música instrumental
Por otro lado, si el silencio te abruma o estás acostumbrado al bullicio de la oficina, puedes encender un equipo de sonido con música instrumental. Las canciones sin letra pueden ayudarte a concentrarte mejor y evitar aburrirte mientras trabajas.
En YouTube existen canales de reproducción en vivo con canciones de jazz, hip hop y clásicas para crear un ambiente de trabajo relajado y proactivo.
Herramientas importantes para ser eficiente al teletrabajar
Por otro lado, también es importante que tengas en cuenta cuáles serán las herramientas que vas a utilizar para teletrabajar. Ya tienes un ordenador o portátil con Internet, pero, a menos que seas FreeLancer, seguramente eres parte de un equipo que necesita mantener cierto control, algo que no puedes perder incluso desde casa.
A continuación, mira las mejores herramientas digitales para tu rutina laboral.
Comunicación y mensajería
Estando en una oficina debes tener un buen canal de comunicación con tus clientes, bien puede ser por las vías más tradiciones, por llamada, SMS o email, así como por los canales más tecnológicos, Whatsapp, Telegram, el chat de otra red social etc.
Pero, en casa debes facilitar la comunicación con tu equipo y con tus clientes, de forma muy diferenciada.
Bien puedes utilizar un grupo de Whatsapp o envíos de email, pero por suerte existen herramientas desarrolladas con funciones geniales para colaboraciones a larga distancia, como las siguientes.
- Slack: Es una herramienta que te permite crear grupos de trabajo especializados, es muy profesional y organizada. Con ellas puedes crear temas y proyectos, asignándolos a diferentes personas del equipo. Puedes utilizarla de forma online, con la app para escritorio y app móvil.
- Hangouts: La aplicación de mensajería de G Suit se conecta con Meet, la app de conferencias de vídeo. Es una de las herramientas más recomendadas para trabajar a distancia, especialmente durante viajes, ya que permite la visualización de la conversación grupal, incluso con limitado acceso a Internet.
- Microsoft Team: Es la más ideal si trabajas con documentos Word, presentaciones de PowerPoint o con cualquier otro recurso de Microsoft, ya que te permite compartir, consultar y editar todos los documentos de un equipo de trabajo, sin tener que hacer envíos por correo.
Reuniones y conferencias
Los equipos de trabajo más productivos suelen reunirse una vez al día, es la mejor forma para mantenerse al tanto de las tareas diarias realizadas y saber cuáles faltan para alcanzar los objetivos de un proyecto.
Por lo que es importante tener a la mano herramientas efectivas para llevar a cabo esas conferencias.
A parte de Meet de Google, puedes acceder a otras aplicaciones para tener tus reuniones y conferencias sin problemas, formando un ecosistema colaborativo con la mejor experiencia en vivo. Mira a continuación las más recomendadas disponibles de forma gratuita en Internet.
- Zoom: Es la más popular actualmente debido al confinamiento, es utilizada por empresas y centros educativos. Su característica más notable es que permite la participación de hasta 1000 personas a la vez, incluso se puede instalar en el móvil, donde verás hasta un total de 49 vídeos en vivo.
- Whereby: La segunda en la lista es Whereby, porque tiene la opción de acceder a una videoconferencia con solo un clic, sin abrir sesión en una cuenta. Solo debes instalar la extensión en tu navegador y listo. También incluye la posibilidad de compartir y grabar la pantalla.
- Adobe Connect: Si trabajas con un equipo creativo de diseño o marketing esta es tu mejor opción, te permite hacer configuraciones totalmente personalizadas, aparte de vídeo, puedes compartir archivos, encuestas y hasta simulaciones.
Almacenar, compartir y enviar archivos
Todos los individuos que trabajan desde casa deben contar con herramientas especializadas para almacenar y compartir archivos, ya que así evitarás perder información importante. Todo lo que almacenes en esos recursos queda en la nube, por lo que conservarás tus documentos incluso si tu ordenador se estropea.
Aparte, es ideal para separar tu información personal de tu información laboral, lo que es muy útil si estás utilizando un ordenador doméstico para teletrabajar. Mira a continuación los elementos más populares en el sector laboral.
- Dropbox: Es uno de los más elegidos por que te permite almacenar todo en la nube, al mismo tiempo que sincroniza todos tus dispositivos en línea, esto hace que sea más fácil compartirlos con el resto de tu equipo.
- Google Drive: El más clásico, esta herramienta de Google no solo es ideal para guardar archivos, también puedes crearlos desde cero gracias a sus editores. Tiene función de texto, hojas de cálculo y presentaciones, es compatible con todos los recursos de Microsoft.
- We Transfer: Es una herramienta genial para enviar y compartir archivos, tiene una plataforma intuitiva, muy similar a la del email. Solo basta con arrastrar los elementos que quieres almacenar o enviar en la nube y completar un formulario. Hasta puedes añadir una contraseña para confidencialidad.
Gestión de proyectos y equipos
Cuando tienes límite de entregas para los proyectos no solo puedes ayudarte con un calendario o agenda. También tienes la oportunidad de utilizar recursos que te permitan gestionar tus trabajos y tu equipo desde la comodidad de tu hogar.
La mayoría de ellos están conectados con la nube, por lo que puedes administrarlos desde cualquier lugar.
En este sentido, necesitas algo que te permita sincronizar todos tus dispositivos, que añada recordatorios, límites de fechas, asignar tareas y más. Aquí tienes una pequeña lista de los más completos.
- Todoist: Es básicamente una agenda, pero lanza recordatorios cada vez que tienes una tarea pendiente, puedes conectarte con el resto de tu equipo, asignar o completar tareas, hacer comentarios y editar archivos.
- Trello: Este es el favorito para profesionales, ya que tiene una interfaz similar a un organizador, tiene distintos tableros para personalizar y añadir proyectos. Cuenta con la posibilidad de incluir enlaces, etiquetas, listas, entre otros contenidos.
- Monday: Es un poco más técnica, ideal para equipos de trabajo desarrollo, funciona como un área de trabajo virtual, puedes añadir proyectos, realizar tareas automáticas y utilizar plantillas. También es perfecto para desarrollar aplicaciones y otros complementos.
Creatividad y brainstorming
Normalmente, cuando completas un proyecto exitosamente con tu equipo debes crear nuevas metas de trabajo y estrategias ¿Cierto? Para eso ya cuentas con varias herramientas de videoconferencia, pero si quieres llevarla un poco más allá, entonces crea nuevos objetivos y metas con ayuda de programas para brainstorming.
De esta forma, incluso es más productivo hacerlo online, comparado con el método tradicional, tienes a la mano funcionalidades que permiten que la lluvia de ideas sea más creativa, efectiva y positiva.
Sigue leyendo y mira las opciones.
- Stormboard: Básicamente, es una pizarra virtual, puedes utilizarla para escribir todas las ideas establecidas y organizarlas. Aparte, los miembros invitados puedes hacer anotaciones y comentarios, el flujo de la actividad es aún más interactiva.
- Miro: Es una de las más populares porque permite la integración con diferentes aplicaciones de vídeo, comentarios, chats y más. Tiene una pizarra virtual infinita en la que puedes anotar todo lo que quieras para tu proyecto.
- Mindnote: Es la más elegida cuando se trata de hacer mapas mentales y brainstorming, es muy visual por lo que puedes incluso hacer una actividad divertida. Añade stickers, etiquetas, notas, así como vínculos hacia otros proyectos o documentos relacionados.
Para mejorar la productividad
Si es la primera vez que haces teletrabajo te darás cuenta que empezarás a necesitar herramientas cada vez más inteligentes, de forma que puedas proyectar mejor tu productividad, hacer procesos de forma más rápida y efectiva, así como automatizar elementos que pueden llevarte mucho tiempo de forma manual.
En Internet, encontrarás alternativas que puedes emplear de forma personal, hasta puedes sugerirlo a tu equipo de trabajo para tener un espacio colaborativo y productivo. Las opciones más adecuadas son estas.
- TimeDoctor: Es uno de esos programas virtuales que te ayudan a regular tu tiempo, con ellos puedes monitorizar el tiempo de trabajo, al igual que el tiempo de descanso. Igualmente, te permite bloquear sitios web no relacionados al trabajo para no distraerte.
- Chimp or Champ: Es una alternativa para jefes de equipo, ya que allí puedes visualizar los avances de los empleados en cada proyecto. Asimismo, cuenta con una funcionalidad que mide la satisfacción del empleado, ideal para mantenerlos más motivados.
- Focusmate: Si eres de las personas que se distraen mucho, entonces esta es la mejor opción para tu productividad. Se trata de un asistente virtual que evita la procrastinación, envía alertas y vigila tus actividades para evitar distracciones.
Errores comunes al teletrabajar
Por último, no está de más que evites posibles errores, verás que en poco tiempo empezarás a acostumbrarte al teletrabajo, a respetar tu tiempo de trabajo y a organizarte mejor con el resto de tu vida personal.
Verás que tienes muchas opciones para organizarte, hasta puedes crear horarios alternos para hacer otras actividades durante el día, pero siempre es importante que tengas en cuenta lo siguiente.
- Comer mal: Es la primera regla, aparte de organizarte para establecer tus horarios de comida cuando corresponden, debes asegurarte de comer bien, no solo snacks. Cada vez que quieras merendar algo come frutas o algo saludable, te da energía y te mantiene fuerte.
- No salir de casa: Este es un error común, puedes hacer trabajo en un parque, comedor, cafetería o biblioteca, cualquier lugar donde te sientas cómodo y productivo. Varía siempre el lugar donde trabajas para evitar aburrirte.
- Quedarte en la misma habitación: Si prefieres quedarte en casa, puedes cambiar de habitación de vez en cuando, recuerda todas las características de un buen lugar para teletrabajar. Esta es una buena técnica para variar y buscar otros espacios creativos.
- Descansar frente al ordenador: Cuando tienes un horario que alternas con descansos evita siempre hacerlo delante de la pantalla. Un descanso no consiste en mirar tus redes sociales sin levantarte, consiste en caminar, estirarte o comer algo, si creas este hábito también es más sano para tu vista.
- No tener un horario para comer: Algunas personas comen solo cuando tienen hambre, pero si eres de esos que pueden ignorar el hambre mientras trabajas entonces crea un horario obligatorio para comer y merendar. No se vale pasarse comidas o picar lo que sea, intenta siempre algo sano y casero.